Déployer une solution numérique lorsqu’on représente un établissement d’enseignement supérieur est un défi.

Vous avez besoin d’acquérir un CRM pour dynamiser vos opérations de développement ? De changer d’ERP pour optimiser vos processus de gestion de la scolarité ? Ou encore de déployer un nouveau LMS pour outiller de nouvelles pratiques pédagogiques ?

Quels que soient vos besoins de transformation numérique, la conduite d’un projet de déploiement de solution peut s’avérer complexe.

Voici quelques conseils pour aborder ce type de projet plus sereinement.

Le numérique dans l’enseignement supérieur : CRM, LMS, ERP…

Dans l’enseignement supérieur, on a besoin d’outils numériques pour parvenir à gérer son activité. Parmi les logiciels, on peut parfois être perdu. Voici donc quelques définitions :

• Un CRM est un outil logiciel qui permet aux entreprises de tout type de gérer leurs interactions avec des prospects, clients et partenaires (notre article ici)
• Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un outil qui facilite la gestion de la scolarité dans l’établissement : planification des cours, gestion pédagogique, processus administratifs, etc. Pour en savoir plus, lisez notre article !
• Un LMS (Learning Management System) est un logiciel permettant l’apprentissage (learning) et la gestion de cet apprentissage.

Conseil n°1 : Clarifiez le périmètre, les rôles et responsabilités

Pour déployer une solution numérique dans l’enseignement supérieur, la phase de cadrage est essentielle.

Avant de lancer pleinement vos équipes dans la réalisation du projet et le paramétrage de la solution retenue, veillez à :

• Partager les objectifs du projet, déclinés par volet stratégique, opérationnel et produit
• Définir le périmètre d’action du projet et identifier ce qui n’en fait pas partie
• Préciser les rôles et les responsabilités de chacun des acteurs du projet dans la réalisation de cette feuille de route, qu’ils soient internes, en assistance à maîtrise d’ouvrage, éditeur ou intégrateur de votre solution

Pour ce dernier point nous ne pouvons que vous recommander la formalisation d’un RACI.

Si vous n’avez pas encore choisi votre solution, vous pouvez vous référez à notre panorama des solutions numériques pour l’enseignement supérieur qui présente une vue structurée de l’offre du marché.

Conseil n°2 : Renforcez votre équipe

Une fois le périmètre de la solution et les objectifs du projet partagés, il est nécessaire d’identifier les personnes capables de porter ce projet. Définissez donc le temps et les tâches associés aux acteurs internes puis faites le point avec eux sur les ressources complémentaires nécessaires.

Si vous manquez de temps ou d’expertise, n’hésitez pas à renforcer votre équipe projet par des collaborateurs en contrat à durée déterminée ou par des prestataires aguerris.

Voici une liste non exhaustive d’expertise qu’il faudra couvrir afin de mener à bien votre projet et d’assurer la pérennité de la solution :

• Planification et pilotage du projet
• Gestion de la relation éditeur/intégrateur
• Préparation et exécution de la reprise des données
• Réalisation d’une recette applicative
• Animation de la conduite du changement
• Constitution d’une équipe de support utilisateur

En tant que cabinet de conseil, nous avons eu l’opportunité d’intervenir sur l’ensemble de ces phases, découvrez une partie de nos références dans le domaine de l’enseignement supérieur et la formation.

Conseil n°3 : Concevez la solution pour vos utilisateurs

Votre projet est désormais lancé, vous abordez la phase de conception avec le partenaire que vous avez choisi… En quoi votre solution vous apportera de la valeur ?

Ce qui fera toute la différence, c’est l’expérience que vous offrirez à vos apprenants, vos enseignants, vos candidats, vos alumni et bien sûr vos utilisateurs internes.

Il est important de distinguer l’ensemble des profils d’utilisateurs qui seront amenés à interagir au sein de votre solution. Nous vous encourageons à définir des personas afin d’affiner au maximum l’ergonomie de vos applications web et/ou mobile et le parcours de vos utilisateurs.

Pour orienter vos réflexions sur le sujet, n’hésitez pas à consulter les différentes approches agiles, qui comme le définit le manifeste sont centrées sur « les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils ».

Conseil n°4 : Outillez-vous pour la conduite de votre projet

Le déploiement d’une solution numérique dans l’enseignement supérieur est un projet de transformation important qui dotera vos utilisateurs finaux d’un formidable outil. Néanmoins, il ne faut pas négliger les outils mis à disposition de l’équipe projet car ils ont un rôle primordial dans la réussite de ce déploiement.

Ce déploiement, ne sera probablement pas l’unique projet de transformation numérique de votre feuille de route à court ou moyen terme, il est donc important d’utiliser des outils performants qui vous aident à garder une vision claire de l’avancement de votre projet, des dépendances et des risques. Si ce n’est pas déjà le cas, nous vous conseillons de vous doter d’outils :

• De gestion de projet, pour faciliter l’organisation et le suivi des tâches et des jalons,
• De communication et de collaboration, pour faciliter les échanges d’informations et la réactivité des équipes en charge du projet
• De collaboration, pour organiser le partage documentaire et le suivi de l’information (mises à jour, commentaires, liens, …)

En parallèle des outils dédiés à la phase de projet, il peut être aussi nécessaire d’acquérir les outils d’exploitation suivants :

• Un outil d’assistance aux utilisateurs, dédié à la résolution de problématiques plus complexe ou à la demande d’évolutions de la solution,
• Une plateforme d’adoption digitale, dédiée à la montée en compétence, le maintien ou le rappel des connaissances.

En conclusion…

Le déploiement de solution numérique dans l’enseignement supérieur, c’est bien, mais c’est encore mieux si on a choisi la bonne solution ! Pour retrouver nos conseil sur comment choisir la meilleure solution quand on est une école, consultez notre article dédié.

Que ce soit pour le déploiement ou l’acquisition, n’hésitez pas dans cette démarche à faire appel à un cabinet comme le nôtre pour vous accompagner. Nous pourrons vous conseiller et vous accompagner à mettre en place les meilleures pratiques, issues de nos nombreuses expériences de missions de conseil pour le secteur de l’enseignement.