Choisir le CRM idéal quand on représente une école ou une université est souvent un défi de taille. meja, cabinet de conseil en transformation numérique pour les établissements de l’enseignement supérieur, vous donne quelques conseils utiles dans cette démarche.
Qu’est ce qu’un CRM ?
Un CRM, ou Customer Relationship Management (Gestion de la Relation Client), est un outil logiciel qui permet aux entreprises de tout type de gérer leurs interactions avec des prospects, clients et partenaires. Les fonctionnalités principales d’un CRM sont :
- La centralisation et l’organisation des informations clients (coordonnées, historique d’achats, interactions, etc.) dans une base de données unique
- L’automatisation de certains processus de vente, marketing et service client
- L’amélioration l’expérience client en personnalisant les interactions
- La construction des données et des analyses pour aider à la prise de décision
Conseil n°1 : Optez pour un CRM conçu spécifiquement pour l’enseignement supérieur
Les objectifs liés à l’implémentation d’un CRM dédié à l’enseignement supérieur peuvent en fait être très similaires à ceux d’autres secteurs d’activité. Par exemple :
- Mieux connaitre vos prospects, leurs besoins et les tendances du marché
- Identifier vos leviers d’attractivité et des opportunités de croissance
- Accroître l’efficacité opérationnelle de vos équipes
- Simplifier le suivi et le pilotage de votre activité commerciale
- Faciliter la collaboration de vos équipes commerciales, marketing et administratives
En revanche, la gestion de votre base de prospects et de candidats sera très différente des clients traditionnels des CRM.
Dans le secteur de l’enseignement supérieur, nous rencontrons principalement deux types de prospects :
- Les étudiants, en recherche d’une formation ou d’un cursus correspondant à leurs aspirations, pour lesquels nous chercherons à fournir un accompagnement et des services personnalisés à leur profil
- Les entreprises, en recherche de profils qualifiés et compétents prêt à s’investir dans le long terme dans leur structure
Privilégiez donc des CRM adaptés à l’environnement éducatif et aux spécificités des étudiants (CRM éducation ou CRM école), offrant des fonctionnalités telles que la gestion des candidatures, le suivi des interactions avec les prospects, la personnalisation des communications pour répondre à des besoins individualisés.
En somme, misez sur des solutions adaptées à la dynamique unique de l’enseignement supérieur, mettant l’accent sur l’engagement des étudiants et l’amélioration de leur expérience tout au long du processus d’admission et de leur parcours académique.
Nous ne pouvons que vous recommander de jeter un œil à notre panorama des solutions numériques pour l’enseignement supérieur.
Conseil n°2 : Définissez clairement le périmètre de votre CRM école
Des objectifs clairs de ce que vous souhaiterez accomplir à travers cet outil et un périmètre fonctionnel hiérarchisé vous aiderons à choisir parmi les CRM école ceux que vous devrez intégrer à votre comparaison finale.
En bref nous vous conseillons de répondre à ce type de questions avant d’initier votre recherche :
- Comment mon CRM s’intégrera-t-il dans mon processus marketing pour atteindre, identifier, qualifier et transformer mes prospects en candidats ou en partenaires ?
- Où s’arrêtera le périmètre de mon CRM et où démarrera celui de mes outils de gestion de la scolarité (ERP ou ensemble de briques applicatives) ?
- Quel sera le rôle de mon CRM dans la création et le maintien de mes référentiels apprenants et partenaires ?
- Quel niveau d’analyse opérationnelle et stratégique embarquer au sein de mon CRM par rapport à celui que je consolide dans un autre outil d’aide à la décision pluri-applicatif.
Répondre à ces questions vous permettra de mieux prioriser les usages attendus de votre futur CRM école, d’effectuer une comparaison pertinente des solutions dédiées à l’enseignement supérieur et de sélectionner la solution la plus adaptée à vos besoins.
Afin de vous aider à prioriser vos besoins métiers nous pouvons vous orienter sur la méthode MoSCow.
Conseil n°3 : Impliquez vos équipes opérationnelles
Vous avez maintenant une liste des CRM éducation répondant à vos principaux objectifs métiers. Vous devez désormais les évaluer individuellement, afin de déterminer celui qui correspondra le mieux à vos équipes tout en respectant vos impératifs budgétaires.
Dans cette phase, sollicitez un maximum d’observations, via :
- Des ateliers métiers : Permettre à certains utilisateurs d’être présents et de s’impliquer en amont du projet, facilitera leur engagement futur, et donnera une légitimité supplémentaire aux choix de la solution retenue.
- Des démonstrations : organisez a minima une démonstration des fonctionnalités clés du CRM, à un panel d’utilisateur représentatifs des différents rôles et strates de votre organisation. Cela vous permettra de recueillir des retours en termes d’expérience utilisateur et d’atteinte des objectifs opérationnels et stratégiques.
Conseil n°4 : Tirez parti des retours d’expérience
Identifiez des clients comparables
Demandez à être mis en relation avec des clients ayant des profils similaires au vôtre, en termes de secteur d’activité, de taille d’organisation ou de contexte (centralisé, international, mobilité, etc.).
Réalisez des entretiens courts
Menez de courts entretiens avec les responsables CRM de ces entreprises afin de bénéficier de leur retour d’expérience.
Tirez les enseignements
Exploitez ces retours d’expérience clients pour identifier des bonnes pratiques et des pistes d’amélioration pour votre propre organisation
En capitalisant sur l’expérience d’autres entreprises comparables, vous pourrez ainsi enrichir vos propres processus et optimiser votre relation client.
Pour conclure…
N’hésitez pas dans cette démarche à faire appel à un cabinet comme le nôtre pour vous accompagner, étape par étape dans l’acquisition d’un nouveau CRM éducation. Nous pourrons vous guider dans cette démarche d’évaluation approfondie et vous aider à prendre la meilleure décision. Si vous hésitez encore, consultez nos références dans le domaine.
Par ailleurs, l’acquisition du CRM idéal n’est qu’une première étape, vous pourrez retrouvez nos conseils pour réussir son déploiement dans l’article suivant.
