Le domaine des marchés publics est particulièrement mouvant. Alors que la dernière réforme en 2016 a laissé très peu de temps pour prendre en compte les évolutions, une nouvelle version est en vigueur depuis le 1er avril dernier. Est-ce une affaire de juristes ou bien faut-il prévoir des adaptations au niveau de la DSI et, plus généralement, des directions opérationnelles ? meja partage son expertise et vous donne quelques clés de lecture !
Court terme : mettre à jour les pièces administratives (RC, CCAP, AE, …)
Regardons d’abord la direction informatique en tant que donneur d’ordre pour l’achat du matériel, l’acquisition des licences ou des demandes d’accompagnement. La bonne nouvelle c’est qu’il s’agit d’une codification à droit constant, dont le but premier était de rassembler plusieurs textes épars dans un ensemble homogène. Les règles changent donc peu. À titre d’exemple, le seuil dispensant de formalisme permettant de recourir à une demande de devis est toujours égal à 24 999 € HT. Toutefois, les praticiens ne sont pas à l’abri de petits ajustements, comme le renommage de la « Procédure concurrentielle avec négociation » en « Procédure avec négociation » (qui, au passage, peut être conclue sans négocier !).
Pour sécuriser vos procédures, la première marche à monter consiste donc à actualiser les références aux articles puisque la numérotation a changé. De nouveaux modèles de DC1, DC2, ATTRI1, etc. ont également été mis à disposition par la DAJ.
Moyen terme : le MPS est mort, vive le DUME !
Vous l’avez peut-être entendu, le dispositif « marchés publics simplifiés » (MPS) va disparaître à la fin juin 2019 pour laisser place au Document unique de marché européen (DUME).
Si vous avez mis en place le MPS, il convient dans un premier temps de prévoir une mise en conformité de vos DCE et de vous rapprocher de l’éditeur de votre profil acheteur pour savoir s’il continuera à proposer les attestations via l’API Entreprise au-delà de cette date.
Il sera également opportun de savoir s’il a déjà intégré nativement le DUME au niveau de sa solution. En effet, l’obligation d’accepter un DUME (en lieu et place de la déclaration de candidat sous forme de DC1/ DC2) pèse sur les acheteurs publics depuis le 1er avril 2018, mais il est possible d’y répondre en ayant recours au portail de Chorus de l’AIFE. Dans ce dernier cas, la cinématique utilisateurs (côté organismes publics comme entreprises) n’est pas optimisée en ce qu’elle demande une ressaisie et de nombreuses manipulations.
Au-delà, ce sujet n’est pas à prendre à la légère puisque la présentation du DUME est nettement plus exhaustive et détaillée que celle que l’on connaissait jusque-là. Pour répondre à ce grief, le DUME « simplifié » sera prochainement proposé, mais de toute manière une vraie conduite de changement est à prévoir en interne, mais surtout vis-à-vis de vos fournisseurs.
Il vous appartient également de décider si vous préférez dans un premier temps répondre uniquement à l’obligation ou bien adopter une démarche volontariste en joignant le DUME prérempli à vos consultations. En tout cas, on peut parier sur le renforcement de l’obligation dans les prochaines années.
Figure 1 : Si le DUME n’est pas nativement intégré au profil acheteur, la cinématique utilisateur nécessite une ressaisie et de nombreuses manipulations de fichiers, aussi bien côté acheteur que côté entreprise.
Long terme : Obligation de signature électronique et enjeu d’urbanisation du SI Achats
Actuellement, un marché peut être signé électroniquement. Beaucoup de collectivités l’ont déjà fait sans attendre l’obligation qui devrait arriver d’ici 2022. Cet arbitrage appelle plusieurs critères d’appréciation comme : facteurs favorables et défavorables, moment où la signature est demandée, pluralité des formats de signatures autorisés (XAdES, CAdES, PAdES), outillages possibles et leur interopérabilité, règles de nommage et plan de classement, articulation avec les flux HELIOS et ACTES, archivage, etc.
De manière générale, on peut constater le décloisonnement du profil acheteur, en ce qu’il devra de plus en plus interagir avec d’autres briques du système d’information afin de s’inscrire dans un processus fluide et maîtrisé. On peut citer à ce titre l’articulation avec :
- les outils amont (rédaction des pièces administratives) et aval (suivi d’exécution administrative et financière) en pensant plus particulièrement à l’arrivée du PES marchés qui offre de nombreux scénarios de gouvernance des flux,
- les outils transverses comme le parapheur électronique, les tableaux de bord de décideurs, la GED et le SAE.
Figure 2 : Si les données essentielles doivent être publiées sur le profil acheteur, elles peuvent l’être également sur data.gouv.fr et participer à la construction du flux PES marchés. Plusieurs scénarios d’urbanisation des flux sont à étudier.
Et si ce n’est déjà fait …
Pour mémoire, l’échéance du 1er octobre 2018 a également porté plusieurs obligations :
- Dématérialisation complète de la phase de passation : publication de DCE, réponse initiale des entreprises mais également tous les échanges intermédiaires jusqu’à l’attribution. Certaines ambiguïtés persistent, par exemple : doit-on échanger via la salle des marchés ? quid du recommandé électronique ? comment échanger électroniquement si le marché est signé de manière manuscrite ? faut-il utiliser le parapheur électronique ?
- Obligation de publier sur son profil acheteur les données essentielles des marchés conclus en .xml ou .json. L’articulation avec data.gouv.fr et les SI de gestion financière reste encore à trouver, mais l’enjeu à adresser est celui de la stratégie de valorisation des données ouvertes !
- Déclaration du profil acheteur sur data.gouv.fr
Avez-vous des projets en cours dans ce domaine et beaucoup d’interrogations ? Vous aimeriez savoir comment optimiser l’organisation de la fonction achat et lui mettre à disposition l’outillage informatique performant ? Les pratiques de vos homologues vous intéressent ? Faites-le nous savoir !
N’hésitez pas non plus à nous indiquer si vous avez apprécié cet article ou bien si le sujet reste encore obscur.
